Jak elektryk korzysta z programu do zleceń w zwykły dzień pracy
Od pierwszej awarii po podpisany protokół: jak firma elektryczna prowadzi zlecenia, dokumentację i prace dodatkowe z jednego miejsca.
Prace elektryczne generują więcej papierów na jedno zlecenie niż niemal każda inna branża. Wyniki pomiarów, protokoły, zdjęcia rozdzielnicy przed i po, zużyty materiał — i klient, który chce znać cenę, zanim wyjedziesz. Program do zarządzania zleceniami sprawia, że ten ślad przestaje mieszkać w busie i zaczyna mieszkać na karcie zlecenia.
Rano: zlecenia na dziś w telefonie
Zamiast dzwonić do biura, serwisant otwiera grafik i widzi dzisiejsze zlecenia po kolei: adres, numer kontaktowy i notatki z poprzedniej wizyty pod tym samym adresem. Awarie zgłoszone w ciągu dnia trafiają na tę samą listę, więc jest jedno źródło wiedzy o tym, kto gdzie jest.
Na miejscu: kolejne zlecenie w wersji roboczej, zanim wyjedziesz
Najlepszy moment na wychwycenie prac dodatkowych jest wtedy, gdy stoisz jeszcze przed usterką. Dodatkowy obwód gniazd, wymiana rozdzielnicy, remont, o którym klient właśnie wspomniał — teraz wszystko jest jasne, w czwartek już mgliste. Zapisanie tego jako zlecenia roboczego w telefonie wymaga klienta, tytułu i jednego dotknięcia wypełnionej daty.
Wersja robocza leży w systemie, nie trafiając do niczyjego kalendarza ani do klienta: link do portalu powstaje dopiero przy starcie zlecenia. Zapisanie pracy, z której może nic nie wyjdzie, nic nie kosztuje — i właśnie dlatego zostaje zapisana.
Dokumentacja przy zleceniu, a nie w telefonie
Wszystko, co dowodzi poprawnego wykonania, należy do karty zlecenia:
- Zdjęcia instalacji przed i po
- Wyniki pomiarów i badań
- Protokoły i dokumenty odbioru
- Zużyty materiał i przewód, dla dokładnej wyceny
- Notatki na kolejną wizytę pod tym samym adresem
Cykliczne przeglądy to powtarzalny przychód
Pomiary okresowe, przeglądy dla wynajmujących i obchody serwisowe to przewidywalna praca, o którą większość małych firm zapomina się upomnieć. Gdy karta wie, kiedy instalację badano ostatnio, kontakt staje się zaplanowanym zadaniem, a nie szczęśliwym telefonem. To najtańszy przychód, jaki ma firma elektryczna.
Najczęstsze pytania
Czy mogę dołączyć wyniki pomiarów i protokoły do zlecenia?
Tak. Dokumenty i zdjęcia są zapisane przy samym zleceniu, więc cała historia obiektu trzyma się razem i jest wyszukiwalna po latach.
Czy działa przy kilku serwisantach?
Tak. Zlecenia są przypisane do serwisanta, każdy widzi swój dzień, a biuro widzi grafik całej ekipy.
Czy mogę zapisać prace dodatkowe, będąc jeszcze na miejscu?
Tak — zapisz je jako zlecenie w wersji roboczej w telefonie. Potrzebny jest klient, tytuł i data, a nowego klienta zakładasz z pola wyszukiwania samą nazwą. Wersja robocza zostaje wewnątrz firmy, dopóki nie zmienisz jej w otwarte zlecenie.