Zlecenie powstaje już na pomiarze, w telefonie
Notatki z wizyty przepisuje się wieczorem albo giną. Zapisanie zlecenia jako wersji roboczej jeszcze na miejscu likwiduje to drugie przejście.
Każde zlecenie zaczyna się od kogoś, kto stoi w pomieszczeniu, mierzy i pisze na tym, co ma pod ręką. To, co dzieje się potem, decyduje, czy z wizyty wyjdzie zlecenie, czy notatka nie do odczytania w czwartek. Rozwiązaniem nie jest lepszy notes: zlecenie wprowadza się raz, na pomiarze, w stanie, który jeszcze do niczego nie zobowiązuje.
Pomiar to już pierwsze wprowadzenie danych
Wychodząc z wizyty wiesz już prawie wszystko, czego potrzebuje karta zlecenia: kto jest klientem, gdzie jest robota, co trzeba zrobić i mniej więcej kiedy. Zapisanie tego na papierze i przepisanie o dwudziestej pierwszej to ta sama praca dwa razy — a to właśnie przy drugim przejściu znika kod do bramy i model kotła.
Wersja robocza sprawia, że wystarczy raz. To prawdziwe zlecenie: ma numer, należy do klienta, da się je wyszukać. Po prostu nie ma go jeszcze w niczyim kalendarzu.
Czego naprawdę wymaga wersja robocza
Na tyle mało, żeby wypełnić to w telefonie, kiedy ktoś do ciebie mówi. Cała reszta — pełny adres, opis, lista kontrolna, kto pojedzie — uzupełnia się później z busa albo z biura i zwykle tak właśnie się dzieje.
Do zapisania potrzeba:
- Klienta. Nowego założysz prosto z pola wyszukiwania — wystarczy nazwa
- Tytułu, czyli zwykle tego samego zdania, które trafiłoby do notesu
- Daty, już wypełnionej — jedno dotknięcie, jeśli nie ustaliliście dnia
- Priorytetu, domyślnie średniego
Wersja robocza zostaje wewnątrz firmy
Link do portalu klienta powstaje i wychodzi w chwili startu zlecenia, a nie przy jego utworzeniu. Do tego czasu wersja robocza należy do ciebie: możesz zostawić ją niedokończoną, zmienić nazwę albo usunąć, jeśli z pomiaru nic nie wyszło. Poza firmą nikt tego nie widzi.
To właśnie czyni ją użytecznym brudnopisem. Wpis, którego boisz się utworzyć, bo może wysłać powiadomienie, to wpis, którego w ogóle nie utworzysz.
Z pomiaru w zlecenie jednym przyciskiem
Kiedy klient się zgadza, jeden przycisk zamienia wersję roboczą w otwarte zlecenie — ta sama karta, teraz w kalendarzu i widoczna dla przypisanych osób. Nic nie jest przepisywane, a notatki zrobione na miejscu nadal są przy zleceniu.
Jeśli z pomiaru nic nie wyjdzie, wersja robocza po prostu zostaje. Pół roku później, gdy klient oddzwoni, wymiary wciąż tam są.
Najczęstsze pytania
Jakie jest minimum, żeby zapisać wersję roboczą?
Klient, tytuł i data. Data jest wypełniona z góry, a nowego klienta zakładasz z pola wyszukiwania samą nazwą — w praktyce to jedna linijka pisania.
Czy klient widzi zlecenie w wersji roboczej?
Nie. Link do portalu powstaje i wychodzi przy starcie zlecenia, więc wersja robocza jest widoczna tylko wewnątrz firmy.
Czy trzeba instalować aplikację?
Nie. Działa w przeglądarce na telefonie i o to właśnie chodzi: działa na sprzęcie, który osoba robiąca pomiar i tak ma przy sobie.