Wie ein Elektriker Auftragssoftware an einem ganz normalen Arbeitstag nutzt
Vom ersten Notruf bis zum unterschriebenen Prüfprotokoll: So steuern Elektrobetriebe Aufträge, Dokumentation und Folgearbeiten von einer Stelle aus.
Elektroarbeiten erzeugen pro Auftrag mehr Papier als fast jedes andere Gewerk. Messwerte, Prüfprotokolle, Fotos vom Verteiler vorher und nachher, verbrauchtes Material — und ein Kunde, der den Preis wissen will, bevor Sie das Haus verlassen. Eine Auftragssoftware sorgt dafür, dass diese Spur nicht im Transporter liegt, sondern am Auftrag hängt.
Morgens: die Tagesaufträge auf dem Handy
Statt im Büro anzurufen, öffnet der Monteur den Plan und sieht die heutigen Einsätze der Reihe nach: Adresse, Telefonnummer und die Notizen vom letzten Besuch in genau diesem Objekt. Notfälle werden im Tagesverlauf derselben Liste hinzugefügt, sodass es eine einzige verlässliche Quelle gibt, wer wo ist.
Vor Ort: der nächste Auftrag als Entwurf, bevor Sie gehen
Folgearbeiten fängt man am besten ein, solange man noch vor dem Fehler steht. Der zusätzliche Steckdosenstromkreis, der Zählertausch, die Sanierung, die der Kunde gerade erwähnt hat — jetzt ist alles klar, am Donnerstag verschwommen. Als Auftragsentwurf auf dem Telefon gespeichert, braucht es dafür einen Kunden, einen Titel und ein Tippen auf das vorausgefüllte Datum.
Ein Entwurf liegt im System, ohne in einem Kalender zu landen und ohne den Kunden zu erreichen: Der Portal-Link entsteht erst beim Start des Auftrags. Arbeit zu notieren, aus der vielleicht nie etwas wird, kostet nichts — genau deshalb wird sie notiert.
Dokumentation am Auftrag statt auf dem Handy
Alles, was die fachgerechte Ausführung belegt, gehört an den Auftrag:
- Fotos der Installation vorher und nachher
- Mess- und Prüfergebnisse
- Prüfprotokolle und Übergabedokumente
- Verbrauchtes Material und Kabel für die korrekte Abrechnung
- Notizen für den nächsten Besuch im selben Objekt
Wiederkehrende Prüfungen sind wiederkehrender Umsatz
Wiederholungsprüfungen, Vermieterchecks und Wartungsrunden sind planbare Arbeit, die kleine Betriebe meist vergessen nachzufassen. Wenn im System steht, wann ein Objekt zuletzt geprüft wurde, wird die Nachverfolgung zur geplanten Aufgabe statt zum Zufallsanruf. Günstigeren Umsatz gibt es für einen Elektrobetrieb nicht.
Häufige Fragen
Kann ich Messwerte und Prüfprotokolle an den Auftrag hängen?
Ja. Dokumente und Fotos liegen am Auftrag selbst, sodass die gesamte Historie eines Objekts zusammenbleibt und auch Jahre später auffindbar ist.
Funktioniert das mit mehreren Monteuren?
Ja. Aufträge werden Monteuren zugewiesen, jeder sieht seinen eigenen Tag, das Büro sieht das ganze Team.
Kann ich Folgearbeiten festhalten, während ich noch vor Ort bin?
Ja — speichern Sie sie als Auftragsentwurf auf dem Telefon. Nötig sind Kunde, Titel und Datum; einen neuen Kunden legen Sie aus dem Suchfeld allein mit dem Namen an. Der Entwurf bleibt intern, bis Sie ihn zu einem offenen Auftrag machen.