Razporejanje nalogov v majhni ekipi: praktičen vodnik
Dva tehnika, enajst nalogov, ena nujna okvara. Kako načrtovati dan na terenu, da čas na poti neha jesti maržo.
Razporejanje je tisti del terenskega posla, za katerega ni nihče izučen in ki ga vsi opravljajo vsak dan. Slabo opravljeno se pokaže v križanih poteh, praznih popoldnevih in strankah, ki jim je bil obljubljen tehnik. Dobro opravljeno je nevidno. Tole loči eno od drugega.
Strošek je vožnja, ne nalog
Nalog, ovrednoten na devetdeset minut, ki leži štirideset minut od prejšnjega, ni devetdesetminutni nalog. Majhna podjetja vožnjo dosledno podcenjujejo, ker se ne pojavi na nobenem dokumentu. Načrtujte najprej po zemljepisu — dan združite po območjih in šele nato po željah — in pogosto se vrine še en nalog, ne da bi se dan podaljšal.
En koledar, ki ga vidi vsa ekipa
V trenutku, ko razpored živi v glavi ene osebe, vsaka sprememba postane telefonski klic. Skupni koledar pomeni, da tehnik pogleda jutrišnji dan, namesto da bi vprašal, tisti, ki sprejema naročilo, pa vidi prosto okno brez povratnega klica. Poleg tega nastane nekaj, česar beležka nikoli ne da: sled o tem, kaj je bilo obljubljeno.
Nujna okvara, ki pride ob 11.00
Nujno delo ni izjema, ampak tedenski dogodek — načrtujte ga:
- Namenoma pustite vrzel popoldne, namesto da dan napolnite do konca
- Dodeljujte po bližini, ne po tem, kdo je dvignil telefon
- Izrinjeni nalog takoj premaknite in tisto stranko obvestite sami
- Zabeležite, zakaj se je nalog premaknil, da se po mesecu pokaže vzorec
- Nujno delo naj bo v istem razporedu kot vse ostalo
Obvestite stranko, preden pokliče ona
Večina pritožb v terenskih storitvah ni na delo, ampak na to, da stranka ne ve ničesar. Kratko sporočilo, ko tehnik odhaja, odpravi večino preverjalnih klicev — za majhno ekipo pa je tak klic čist neplačan čas.
Pogosta vprašanja
Ali lahko tehnik vidi samo svoje naloge?
Da. Tehniki delajo v svojem dnevnem pogledu, pisarna pa vidi razpored celotne ekipe.
Kako načrtujem nalog, ki zahteva dva človeka?
Načrtujte ga kot en nalog s potrebnimi ljudmi, da koledar oba prikaže kot zasedena v tistem oknu.
Kako daleč naprej naj majhna ekipa načrtuje?
Trdno dva do tri dni, okvirno dva tedna. Bolj na tesno nujni posegi razbijejo načrt, bolj ohlapno pa načrt neha ustrezati resničnosti.