Delovni nalog nastane že na ogledu, na telefonu
Zapiski z ogleda se zvečer prepisujejo ali pa se izgubijo. Če nalog shranite kot osnutek, dokler ste še tam, drugi krog odpade.
Vsak posel se začne s tem, da nekdo stoji v prostoru, meri in piše na tisto, kar ima pri roki. Kar sledi, odloči, ali bo iz ogleda nastal posel ali listek, ki ga v četrtek nihče več ne prebere. Rešitev ni boljši blok: nalog vnesete enkrat, že na ogledu, v stanju, ki vas še k ničemur ne zavezuje.
Ogled je prvi vnos podatkov
Ko odhajate z ogleda, že veste večino tega, kar delovni nalog potrebuje: kdo je stranka, kje bo delo, kaj je treba narediti in približno kdaj. Zapisati to na papir in ob devetih zvečer znova natipkati je isto delo dvakrat — in prav v drugem krogu izgineta koda za vrata in model kotla.
Osnutek je tisto, zaradi česar zadošča enkrat. To je pravi delovni nalog: ima številko, pripada stranki, je iskljiv. Le v nikogaršnjem koledarju še ni.
Kaj osnutek zares potrebuje
Dovolj malo, da ga izpolnite na telefonu, medtem ko nekdo govori z vami. Vse drugo — točen naslov, opis, kontrolni seznam, kdo gre — dopolnite pozneje iz kombija ali pisarne, in običajno tako tudi je.
Za shranjevanje je potrebno:
- Stranka. Novo ustvarite kar iz iskalnega polja — dovolj je ime
- Naslov naloga, običajno prav tisti stavek, ki bi ga zapisali na blok
- Datum, ki je že vnaprej izpolnjen — en dotik, če dneva niste dogovorili
- Prednost, privzeto srednja
Osnutek ostane znotraj podjetja
Povezava do portala za stranke nastane in odide, ko se nalog zažene — ne ob njegovem nastanku. Do takrat je osnutek vaš: pustite ga nedokončanega, preimenujte ga ali izbrišite, če iz ogleda ne bo nič. Zunaj podjetja nihče ne vidi ničesar.
Prav to ga naredi uporabnega kot beležko. Zapisa, ki ga ne upate ustvariti, ker bi lahko sprožil obvestilo, na koncu sploh ne ustvarite.
Iz ogleda v nalog z enim gumbom
Ko stranka prikima, en gumb spremeni osnutek v odprt nalog — isti zapis, zdaj v koledarju in viden dodeljenim sodelavcem. Nič se ne prepisuje, zapiski z ogleda pa ostanejo pripeti.
Če iz ogleda ne bo nič, osnutek preprosto ostane. Čez pol leta, ko stranka pokliče nazaj, so mere še vedno tam.
Pogosta vprašanja
Kaj je najmanj, kar potrebujem za shranjevanje osnutka?
Stranka, naslov naloga in datum. Datum je vnaprej izpolnjen, novo stranko pa ustvarite iz iskalnega polja zgolj z imenom — v praksi je to ena vrstica tipkanja.
Ali stranka vidi nalog v osnutku?
Ne. Povezava do portala nastane in se pošlje ob zagonu naloga, zato je osnutek viden le znotraj vašega podjetja.
Ali moram namestiti aplikacijo?
Ne. Teče v brskalniku na telefonu, in prav v tem je bistvo: deluje na napravi, ki jo tisti, ki opravlja ogled, tako ali tako nosi s seboj.