Munkabeosztás kis csapatoknak: gyakorlati útmutató a diszpécsereléshez
Két szerelő, tizenegy munka, egy sürgős hiba. Így tervezz terepi napot, hogy az utazási idő ne egye meg az árrést.
A beosztás az a része a terepi vállalkozásnak, amire senkit nem képeznek ki, és mindenki naponta csinálja. Rosszul csinálva keresztbe futó útvonalak, üresjáratos délutánok és olyan ügyfelek lesznek belőle, akiknek megígértél egy szerelőt. Jól csinálva láthatatlan. Íme, mi választja el a kettőt.
A költség az utazás, nem a munka
Egy kilencven percre árazott munka, ami negyven percre van az előzőtől, nem kilencven perces munka. A kis cégek következetesen alábecsülik az utazást, mert az sosem kerül papírra. Tervezz először földrajz szerint — csoportosítsd a napot körzetenként, és csak utána preferencia szerint —, és gyakran befér még egy munka anélkül, hogy a nap egy órával hosszabb lenne.
Egy naptár, amit az egész csapat lát
Abban a pillanatban, hogy a beosztás egy ember fejében él, minden változás telefonhívás lesz. A közös naptártól a szerelő megnézi a holnapot ahelyett, hogy kérdezne, a hívást felvevő pedig visszahívás nélkül látja a szabad idősávot. Ráadásul olyat ad, amit füzet soha: nyomot arról, mit ígértetek.
Mit kezdj a 11 órakor beeső sürgős hibával
A sürgős munka nem kivétel, hanem heti esemény, tervezz rá:
- Hagyj szándékosan rést délután, ne tömd tele laposra a napot
- Közelség alapján ossz ki, ne aszerint, ki vette fel a telefont
- A kiszorult munkát azonnal tedd át, és te szólj annak az ügyfélnek
- Rögzítsd, miért csúszott a munka, hogy egy hónap múlva látszódjon a minta
- A sürgős munka is ugyanabba a beosztásba kerüljön, mint minden más
Szólj az ügyfélnek, mielőtt ő hív
A terepi szolgáltatásra érkező panaszok többsége nem a munkáról szól, hanem arról, hogy az ügyfél nem tudott semmit. Egy rövid üzenet indulás előtt elviszi az utánakérdező hívások nagy részét — és egy kis csapatnak ezek a hívások tiszta fizetetlen idő.
Gyakori kérdések
Láthatja minden szerelő csak a saját munkáit?
Igen. A szerelők a saját napi nézetükből dolgoznak, az iroda pedig az egész csapat beosztását látja.
Hogyan osszak be két embert igénylő munkát?
Tervezd egyetlen munkaként a szükséges emberekkel, így a naptár mindkettejüket foglaltnak mutatja arra az idősávra.
Mennyire előre tervezzen egy kis csapat?
Két-három napra fixen, két hétre előzetesen. Ennél szorosabban a sürgős munkák szétverik a tervet, lazábban pedig elszakad a valóságtól.