Den Auftrag beim Aufmaß anlegen — am Telefon
Notizen vom Ortstermin werden abends abgetippt oder gehen verloren. Wer den Auftrag als Entwurf speichert, solange er noch vor Ort steht, spart sich den zweiten Durchgang.
Jeder Auftrag beginnt damit, dass jemand in einem Raum steht, misst und auf das schreibt, was gerade zur Hand ist. Was danach passiert, entscheidet, ob aus dem Termin ein Auftrag wird oder eine Notiz, die am Donnerstag niemand mehr entziffert. Die Lösung ist kein besserer Notizblock: Der Auftrag wird einmal erfasst, beim Aufmaß, in einem Zustand, der noch zu nichts verpflichtet.
Das Aufmaß ist die erste Datenerfassung
Wenn Sie den Ortstermin verlassen, wissen Sie das meiste bereits: wer der Kunde ist, wo gearbeitet wird, was zu tun ist und ungefähr wann. Das auf Papier zu schreiben und abends um neun erneut einzutippen, ist dieselbe Arbeit zweimal — und im zweiten Durchgang verschwinden der Torcode und das Kesselmodell.
Ein Entwurf sorgt dafür, dass einmal reicht. Er ist ein echter Auftrag: mit Nummer, dem Kunden zugeordnet, durchsuchbar. Er steht nur noch in keinem Kalender.
Was ein Entwurf wirklich braucht
Wenig genug, um es am Telefon auszufüllen, während jemand mit Ihnen spricht. Alles Weitere — vollständige Adresse, Beschreibung, Checkliste, wer hinfährt — lässt sich später aus dem Transporter oder dem Büro ergänzen, und so kommt es meist auch.
Zum Speichern nötig:
- Ein Kunde. Neue Kunden legen Sie direkt aus dem Suchfeld an — der Name genügt
- Ein Titel, meist genau der Satz, den Sie auf den Block geschrieben hätten
- Ein Datum, vorausgefüllt — ein Tippen, sofern kein Tag vereinbart ist
- Eine Priorität, standardmäßig mittel
Ein Entwurf bleibt intern
Der Link zum Kundenportal entsteht und wird verschickt, wenn der Auftrag startet — nicht wenn er angelegt wird. Bis dahin gehört der Entwurf Ihnen: halbfertig liegen lassen, umbenennen oder löschen, wenn aus dem Aufmaß nichts wird. Außerhalb des Betriebs sieht davon niemand etwas.
Genau das macht ihn als Notizblock brauchbar. Ein Eintrag, den man aus Sorge vor einer Benachrichtigung nicht anlegt, wird am Ende gar nicht angelegt.
Vom Aufmaß zum Auftrag mit einem Klick
Sagt der Kunde zu, wird aus dem Entwurf per Knopfdruck ein offener Auftrag — derselbe Datensatz, jetzt im Kalender und sichtbar für die zugewiesenen Kollegen. Nichts wird neu getippt, und die Notizen vom Ortstermin hängen weiterhin daran.
Wird aus dem Aufmaß nichts, bleibt der Entwurf einfach liegen. Wenn der Kunde ein halbes Jahr später zurückruft, sind die Maße noch da.
Häufige Fragen
Was ist das Minimum, um einen Entwurf zu speichern?
Kunde, Titel und Datum. Das Datum ist vorausgefüllt, und einen neuen Kunden legen Sie aus dem Suchfeld allein mit dem Namen an — in der Praxis ist das eine Zeile Tippen.
Sieht der Kunde einen Auftragsentwurf?
Nein. Der Portal-Link wird beim Start des Auftrags erzeugt und versendet, ein Entwurf ist also nur intern sichtbar.
Brauche ich dafür eine App?
Nein. Es läuft im Browser auf dem Telefon — genau das ist der Punkt: Es funktioniert auf dem Gerät, das die Person beim Aufmaß ohnehin dabei hat.