Zákazku založíte už pri zameraní, v telefóne
Poznámky z obhliadky sa večer prepisujú, alebo sa stratia. Keď zákazku uložíte ako koncept ešte na mieste, druhé kolo odpadá.
Každá zákazka sa začína tým, že niekto stojí v miestnosti, meria a píše na to, čo má poruke. To, čo nasleduje, rozhoduje, či z obhliadky bude zákazka, alebo lístoček, ktorý vo štvrtok nikto neprečíta. Riešením nie je lepší blok: zákazku zadáte raz, priamo pri zameraní, v stave, ktorý zatiaľ k ničomu nezaväzuje.
Zameranie je prvé zadanie údajov
Keď z obhliadky odchádzate, viete už väčšinu toho, čo karta zákazky potrebuje: kto je zákazník, kde sa bude pracovať, čo treba urobiť a zhruba kedy. Napísať to na papier a o deviatej večer to prepísať znova je tá istá práca dvakrát — a práve v druhom kole mizne kód od brány a typ kotla.
Koncept je to, vďaka čomu stačí raz. Je to skutočná zákazka: má číslo, patrí zákazníkovi, dá sa vyhľadať. Len zatiaľ nie je v ničom kalendári.
Čo koncept naozaj potrebuje
Tak málo, aby sa to dalo vyplniť v telefóne, kým s vami niekto hovorí. Všetko ostatné — presná adresa, popis, checklist, kto pôjde — doplníte neskôr z dodávky alebo z kancelárie, a tak to zvyčajne aj býva.
Na uloženie je potrebné:
- Zákazník. Nového založíte priamo z vyhľadávacieho poľa — stačí meno
- Názov, zvyčajne presne tá veta, ktorú by ste napísali do bloku
- Dátum, predvyplnený — jedno ťuknutie, ak ste sa na dni nedohodli
- Priorita, v predvolenom nastavení stredná
Koncept zostáva vnútri firmy
Odkaz do zákazníckeho portálu vzniká a odchádza vo chvíli, keď sa zákazka rozbehne — nie keď ju založíte. Dovtedy je koncept váš: môžete ho nechať rozrobený, premenovať ho, alebo zmazať, keď z obhliadky nič nebude. Mimo firmy z neho nikto nič nevidí.
Práve to z neho robí použiteľný poznámkový blok. Záznam, ktorý sa bojíte založiť, lebo by mohol odísť e-mail, nakoniec nezaložíte vôbec.
Z obhliadky zákazka jedným tlačidlom
Keď zákazník prikývne, jedno tlačidlo urobí z konceptu otvorenú zákazku — ten istý záznam, teraz už v kalendári a viditeľný pre pridelených kolegov. Nič sa neprepisuje a poznámky urobené na mieste pri nej zostávajú.
Keď z obhliadky nič nebude, koncept jednoducho zostane ležať. O pol roka, keď zákazník zavolá znova, rozmery sú stále tam.
Časté otázky
Čo je minimum na uloženie konceptu?
Zákazník, názov a dátum. Dátum je predvyplnený a nového zákazníka založíte z vyhľadávacieho poľa len podľa mena — v praxi je to jeden riadok písania.
Vidí zákazník zákazku v stave konceptu?
Nie. Odkaz do portálu sa generuje a odosiela pri spustení zákazky, takže koncept je viditeľný len vnútri vašej firmy.
Musím inštalovať aplikáciu?
Nie. Beží v prehliadači v telefóne, a presne o to ide: funguje na zariadení, ktoré má človek robiaci zameranie aj tak pri sebe.