Klussen plannen met een klein team: een praktische gids
Twee monteurs, elf klussen, één spoedmelding. Zo plan je een buitendienstdag zodat reistijd je marge niet meer opeet.
Plannen is het deel van een buitendienstbedrijf waarvoor niemand wordt opgeleid en dat iedereen dagelijks doet. Slecht gedaan zie je het terug in kruisende routes, lege middagen en klanten aan wie een monteur was beloofd. Goed gedaan is het onzichtbaar. Dit is het verschil.
De kostenpost is de rit, niet de klus
Een klus die op negentig minuten is gecalculeerd en veertig minuten van de vorige ligt, is geen klus van negentig minuten. Kleine bedrijven onderschatten reistijd stelselmatig, omdat die op geen enkel document staat. Plan eerst op geografie — bundel de dag per gebied en pas daarna op voorkeur — en er past vaak nog een klus bij zonder dat de dag langer wordt.
Eén agenda die het hele team ziet
Zodra de planning in het hoofd van één persoon zit, wordt elke wijziging een telefoontje. Een gedeelde agenda betekent dat de monteur morgen zelf nakijkt in plaats van te vragen, en dat wie de afspraak aanneemt het vrije gat ziet zonder terug te bellen. Bovendien levert het iets op wat een notitieboekje nooit geeft: vastlegging van wat er is toegezegd.
De spoedmelding die om 11.00 uur binnenkomt
Spoedwerk is geen uitzondering maar een wekelijks gegeven — plan ervoor:
- Laat bewust een gat in de middag in plaats van de dag vol te stouwen
- Wijs toe op nabijheid, niet op wie de telefoon opneemt
- Verplaats de verdrongen klus meteen en bel die klant zelf
- Leg vast waarom een klus verschoof, zodat het patroon na een maand zichtbaar is
- Houd de spoedklus in dezelfde planning als al het andere
Laat het de klant weten voordat hij belt
De meeste klachten in de buitendienst gaan niet over het werk maar over het niet weten. Een kort bericht wanneer de monteur onderweg gaat, haalt het grootste deel van de belletjes weg — en voor een klein team is zo'n gesprek pure onbetaalde tijd.
Veelgestelde vragen
Kan elke monteur alleen zijn eigen klussen zien?
Ja. Monteurs werken vanuit hun eigen dagoverzicht, kantoor ziet de planning van het hele team.
Hoe plan ik een klus waarvoor twee mensen nodig zijn?
Plan hem als één klus met de benodigde mensen, zodat de agenda beiden in dat tijdvak als bezet toont.
Hoe ver vooruit moet een klein team plannen?
Vast voor twee à drie dagen, voorlopig voor twee weken. Strakker en spoedklussen breken het plan; ruimer en het klopt niet meer met de werkelijkheid.