Maak de werkbon al bij de opname, op je telefoon
Aantekeningen van een opname worden 's avonds overgetypt, of ze raken kwijt. De klus als concept opslaan terwijl je er nog staat, haalt die tweede ronde eruit.
Elke klus begint met iemand die in een ruimte staat, meet en schrijft op wat er voorhanden is. Wat daarna gebeurt bepaalt of dat bezoek een klus wordt of een briefje dat je donderdag niet meer leest. De oplossing is geen beter blocnote: je voert de klus één keer in, bij de opname, in een staat die je nog nergens toe verplicht.
De opname is de eerste invoer
Als je bij de opname wegloopt weet je het meeste al: wie de klant is, waar het werk zit, wat er moet gebeuren en ongeveer wanneer. Dat op papier zetten en om negen uur 's avonds opnieuw intypen is hetzelfde werk twee keer — en in die tweede ronde verdwijnen de poortcode en het keteltype.
Een concept zorgt dat één keer genoeg is. Het is een echte klus: met nummer, gekoppeld aan de klant, doorzoekbaar. Hij staat alleen nog in niemands agenda.
Wat een concept echt nodig heeft
Weinig genoeg om op een telefoon in te vullen terwijl iemand tegen je praat. Al het andere — volledig adres, omschrijving, checklist, wie er gaat — vul je later aan vanuit de bus of het kantoor, en zo gaat het meestal ook.
Nodig om op te slaan:
- Een klant. Is die nieuw, maak hem direct vanuit het zoekveld aan — de naam is genoeg
- Een titel, meestal precies de zin die je op het blocnote had gezet
- Een datum, al ingevuld — één tik als er geen dag is afgesproken
- Een prioriteit, standaard middel
Een concept blijft intern
De link naar het klantportaal wordt aangemaakt en verstuurd wanneer de klus start, niet wanneer hij wordt aangemaakt. Tot die tijd is het concept van jou: half afgemaakt laten staan, hernoemen, of weggooien als er niets uit de opname komt. Buiten het bedrijf ziet niemand er iets van.
Juist dat maakt het bruikbaar als kladblok. Een regel die je niet durft aan te maken omdat er misschien een melding uitgaat, maak je uiteindelijk helemaal niet aan.
Van opname naar klus met één knop
Zegt de klant ja, dan maakt één knop van het concept een open klus — dezelfde regel, nu in de agenda en zichtbaar voor wie is toegewezen. Er wordt niets overgetypt, en de aantekeningen die je ter plekke maakte hangen er nog aan.
Komt er niets uit de opname, dan blijft het concept gewoon staan. Een half jaar later, als ze terugbellen, staan de maten er nog.
Veelgestelde vragen
Wat is het minimum om een concept op te slaan?
Een klant, een titel en een datum. De datum is al ingevuld en een nieuwe klant maak je vanuit het zoekveld aan met alleen een naam — in de praktijk is het één regel typen.
Ziet de klant een concept-klus?
Nee. De portaallink wordt aangemaakt en verstuurd bij de start van de klus, dus een concept is alleen binnen je eigen bedrijf zichtbaar.
Moet ik een app installeren?
Nee. Het draait in de browser op een telefoon, en dat is precies het punt: het werkt op het apparaat dat degene die de opname doet toch al bij zich heeft.