Zakázku založíte už při zaměření, v telefonu
Poznámky z obhlídky se večer přepisují, nebo se ztratí. Když zakázku uložíte jako koncept ještě na místě, druhé kolo odpadá.
Každá zakázka začíná tím, že někdo stojí v místnosti, měří a píše na to, co má po ruce. To, co následuje, rozhoduje, jestli z obhlídky bude zakázka, nebo lísteček, který ve čtvrtek nikdo nepřečte. Řešením není lepší blok: zakázku zadáte jednou, přímo při zaměření, ve stavu, který zatím k ničemu nezavazuje.
Zaměření je první zadání dat
Když z obhlídky odcházíte, víte už většinu toho, co karta zakázky potřebuje: kdo je zákazník, kde se bude pracovat, co je potřeba udělat a zhruba kdy. Napsat to na papír a v devět večer to přepsat znovu je stejná práce dvakrát — a právě v druhém kole mizí kód od brány a typ kotle.
Koncept je to, díky čemu stačí jednou. Je to skutečná zakázka: má číslo, patří zákazníkovi, dá se vyhledat. Jen zatím není v ničím kalendáři.
Co koncept doopravdy potřebuje
Tak málo, aby se to dalo vyplnit v telefonu, zatímco s vámi někdo mluví. Všechno ostatní — přesná adresa, popis, checklist, kdo pojede — doplníte později z dodávky nebo z kanceláře, a tak to obvykle i bývá.
K uložení je potřeba:
- Zákazník. Nového založíte přímo z vyhledávacího pole — stačí jméno
- Název, obvykle přesně ta věta, kterou byste napsali do bloku
- Datum, předvyplněné — jedno klepnutí, pokud jste se na dni nedomluvili
- Priorita, ve výchozím nastavení střední
Koncept zůstává uvnitř firmy
Odkaz do zákaznického portálu vzniká a odchází ve chvíli, kdy se zakázka rozjede — ne když ji založíte. Do té doby je koncept váš: můžete ho nechat rozdělaný, přejmenovat ho, nebo smazat, když z obhlídky nic nebude. Mimo firmu z něj nikdo nic nevidí.
Právě to z něj dělá použitelný poznámkový blok. Záznam, který se bojíte založit, protože by mohl odejít e-mail, nakonec nezaložíte vůbec.
Z obhlídky zakázka jedním tlačítkem
Když zákazník kývne, jedno tlačítko udělá z konceptu otevřenou zakázku — tentýž záznam, teď už v kalendáři a viditelný pro přiřazené kolegy. Nic se nepřepisuje a poznámky pořízené na místě u ní zůstávají.
Když z obhlídky nic nebude, koncept prostě zůstane ležet. Za půl roku, až zákazník zavolá znovu, jsou rozměry pořád tam.
Časté dotazy
Co je minimum pro uložení konceptu?
Zákazník, název a datum. Datum je předvyplněné a nového zákazníka založíte z vyhledávacího pole jen podle jména — v praxi je to jeden řádek psaní.
Vidí zákazník zakázku ve stavu konceptu?
Ne. Odkaz do portálu se generuje a odesílá při spuštění zakázky, takže koncept je viditelný jen uvnitř vaší firmy.
Musím instalovat aplikaci?
Ne. Běží v prohlížeči v telefonu, a přesně o to jde: funguje na zařízení, které má člověk provádějící zaměření stejně u sebe.